Rolgesprek op
het raster
Een raster invullen is makkelijk. Het gesprek erover is dat niet, en daarom slaat bijna iedereen het over. Deze sessie draait het om: het raster wordt niet ingevuld maar uitonderhandeld, per stap één naam, hardop uitgesproken door de persoon zelf. Een naam die iemand anders er neerzet is geen eigenaarschap, hoe netjes het raster er daarna ook uitziet.
De mensen die de stappen
zelf doen, plus wie de
sessie leidt
Waarvoor
Het raster is ingevuld en
er verandert niets: niemand
heeft zijn eigen naam
uitgesproken
Tijd
60 minuten, plus 20
minuten voorbereiding
Wat je overhoudt
Een gefotografeerd raster met
één A per stap, en de
lijst stappen waar niemand
zijn naam zei
Groepsgrootte
Vijf tot acht mensen, en van elke stap op het raster zit er iemand in de ruimte die hem zelf doet. Een stap zonder aanwezige uitvoerder krijg je niet belegd; die gaat op de open lijst en daar hoort hij ook.
Onder de vijf is er te weinig wrijving. Het gesprek werkt doordat twee mensen dezelfde stap claimen of allebei wegkijken, en met vier mensen komt dat moment simpelweg minder vaak.
Boven de acht wordt onderhandelen presenteren. De ronde van vijfentwintig minuten is dan op na drie stappen, en de mensen die het minst hard praten doen de stappen die het vaakst blijven liggen.
Hoogstens één leidinggevende, en die deelt geen rollen uit. Zie de faalmodus onderaan: dit is de enige manier waarop deze sessie stukloopt, en de leidinggevende is bijna altijd de aanleiding.
Materiaal
- Het raster op papier of op een scherm. Vul het RACI-raster vóór de sessie met de stappen, en laat de rollen leeg. Wie het raster al ingevuld meeneemt, houdt een sessie waarin mensen commentaar geven op andermans keuzes.
- Een lijst van acht tot twaalf processtappen. Meer dan twaalf haal je niet in een uur. Komen ze uit een waardestroomsessie, gebruik dan de stappen waar wachttijd tussen stond — daar zit de onduidelijkheid.
- Plakbriefjes en een stift per persoon. De stille ronde is schriftelijk. Wie hardop begint voordat er geschreven is, bepaalt wat de rest opschrijft.
- Een zichtbare klok. De intervaltimer op een tweede scherm; de rondes in dit draaiboek zijn kort en lopen zonder klok gegarandeerd uit.
- Een vel voor de open lijst. Apart van het raster en even zichtbaar. Wat daar komt te staan is de opbrengst, niet de restpost.
Draaiboek — 60 minuten
| Tijdvak | Duur | Wat er gebeurt |
|---|---|---|
| 0–5 | 5 min | De regel, en verder niets. Per stap één A, en die A spreekt zijn eigen naam uit. Geen naam uitgesproken betekent niet “dan doet de baas het” maar de open lijst. Vertel dat de open lijst geen mislukking is; hij is het enige eerlijke deel van de uitkomst. |
| 5–15 | 10 min | Stille ronde. Iedereen schrijft per stap op wie volgens hem vándaag de A is. Niet wie het zou moeten zijn. Niet overleggen, niet hardop denken. |
| 15–20 | 5 min | Tellen, niet lezen. Noteer per stap hoeveel vérschillende namen er zijn gevallen. Noem de namen niet. Twee namen is onduidelijkheid, vier is een stap die niemand overziet, nul is een stap die iedereen aan een ander toeschrijft. |
| 20–45 | 25 min | De onderhandeling, in volgorde van het aantal namen: de stap met de meeste namen eerst. Per stap hooguit drie minuten. De stap is klaar op het moment dat één persoon “ik ben de A voor deze stap” zegt. Zegt niemand het binnen drie minuten, dan gaat de stap naar de open lijst en ga je door. |
| 45–55 | 10 min | Gevolgronde. Elke A zegt in één zin wat hij vanaf nu alleen mag besluiten. Wie dat niet kan formuleren, is R en geen A: zet de stap terug op de open lijst. Dit is de ronde die de sessie echt maakt. |
| 55–60 | 5 min | Afsluiten. Fotografeer het raster. Lees de open lijst hardop voor en zet er één datum bij waarop hij opnieuw op tafel ligt. Geen datum betekent dat de lijst niet bestaat. |
Als je de sessie leidt
- Zeg dat A niet betekent dat je het doet. A is wie het besluit neemt en erop aanspreekbaar is; R is wie het werk doet. Half de verwarring in een raster komt hiervandaan, en je legt het één keer uit, aan het begin, in twee zinnen.
- Vraag nooit “wie zou dit moeten doen?” Dat is de vraag die iedereen naar de organisatiestructuur laat kijken. Vraag: wie neemt dit besluit nu al, ook als het nergens staat.
- Laat de stilte staan. Na de vraag valt er stilte van tien, vijftien seconden. Die stilte is de sessie. Vul hem niet in met een suggestie, want je suggestie wordt het antwoord.
- Grijp in bij de tweede naam. Zegt iemand “dat doet Sanne toch?”, kap dat af: alleen Sanne kan zeggen dat Sanne het is. Dit gebeurt vier of vijf keer per sessie en elke keer moet je het doen, ook de vijfde keer.
- Bewaak de drie minuten hardhandig. Een stap die na drie minuten geen naam heeft, krijgt hem in de vierde ook niet. De open lijst is goedkoper dan een uitgelopen sessie waarin de laatste vier stappen ongelezen blijven.
- Schrijf op wat er letterlijk gezegd wordt. Niet je samenvatting ervan. “Ik beslis of we vrijgeven” is iets anders dan “ik ben eigenaar van de vrijgave”, en het verschil is precies waar het over ging.
Wat je overhoudt
Een raster waarop per stap één A staat, met daarachter in eigen woorden wat die persoon alleen mag besluiten. Te fotograferen, en na te tellen: het aantal A’s hoort gelijk te zijn aan het aantal stappen min de open lijst.
En de open lijst zelf, met een datum. Twee open stappen van de tien is een normale uitkomst van een eerste sessie. Nul open stappen na een uur is verdacht: dan is er ingevuld en niet onderhandeld.
Wat je niet overhoudt is een compleet raster. Dat is het punt niet. Je houdt over welke stappen wel en welke niet belegd bleken toen je het hardop vroeg.
De faalmodus
De hoogste in rang deelt de rollen uit. Meestal goedbedoeld en meestal in de eerste vijf minuten: “Laten we zeggen dat jij die doet.” Iedereen knikt, het raster raakt vol, en er is niets geclaimd. Aan het raster is achteraf niet te zien dat dit is gebeurd, en daarom is dit de faalmodus die je moet herkennen terwijl hij loopt.
Wat je doet op het moment zelf: je herhaalt de regel en je vraagt de genoemde persoon rechtstreeks of hij het uitspreekt. Zegt hij ja, dan staat het er. Aarzelt hij, dan gaat de stap naar de open lijst — ook als de leidinggevende het net heeft toegewezen. Spreek dit vóór de sessie met die leidinggevende af, buiten de groep om; in de ruimte zelf is het een confrontatie en daarbuiten een afspraak.
Werkblad
Eén regel per processtap. De tweede kolom vul je in de telronde in, de derde en vierde tijdens de onderhandeling en de gevolgronde. Print dit vel of neem de kolomkoppen over op het bruine papier.
| Processtap | Namen in de stille ronde | A — uitgesproken door | Mag alleen besluiten over | Open |
|---|---|---|---|---|
Ingevuld voorbeeld
Een verzonnen keten bij een verzonnen dienstverlener, om de vorm te laten zien. De namen en stappen zijn van niemand; de cijfers komen uit deze denkbeeldige sessie en niet uit een meting.
| Processtap | Namen in de stille ronde | A — uitgesproken door | Mag alleen besluiten over | Open |
|---|---|---|---|---|
| Aanvraag accepteren of afwijzen | 1 | Nadia | Afwijzen zonder tweede lezer | — |
| Offerte nakijken op marge | 3 | Joris | Korting tot 5% zonder overleg | — |
| Klant terugbellen na een melding | 2 | Nadia | Wie er belt en binnen welke dag | — |
| Testomgeving vrijgeven | 4 | — | — | open |
| Wijziging doorvoeren in het contract | 2 | Ilse | Tekstwijzigingen zonder juridische toets | — |
| Factuur blokkeren bij een geschil | 0 | — | — | open |
De twee open stappen zijn de vondst van deze sessie, niet de vier belegde. “Factuur blokkeren” kreeg nul namen: iedereen dacht dat een ander het deed. “Testomgeving vrijgeven” kreeg er vier, en dat is hetzelfde probleem van de andere kant.
Na de sessie
Zet de uitkomst dezelfde dag in het RACI-raster. Dat raster toetst wat je hebt onderhandeld aan de regels: het wijst de rijen aan met twee A’s en de rijen met geen enkele. De open lijst uit deze sessie hoort daar terug te komen als lege rijen, niet als vergeten rijen.
Komen de stappen ergens vandaan waar wachttijd tussen stond, ga dan terug naar de waardestroomsessie. Werk dat stil ligt tussen twee stappen ligt bijna altijd stil omdat niet vastligt wie het oppakt; je kunt nu per wachttijd nakijken of hij een naam heeft gekregen.
Blijft dezelfde stap twee sessies achter elkaar open, dan is het geen rolprobleem. Een stap die niemand claimt terwijl iedereen er last van heeft, zit meestal klem tussen twee afdelingen; de constraint finder laat zien of daar ook de doorstroom vastloopt.
Weet je niet of dit de goede oefening is, begin dan bij de symptomen en kijk welke klacht op jouw situatie past. Kortere oefeningen die geen uur kosten, staan bij de verbeteroefeningen.
Deze pagina slaat niets op. Er is geen invoerveld en geen opslag: het draaiboek staat vast en de uitkomst van de sessie ligt op papier, niet in je browser.