Begrippen
sessie
Een team dat drie maanden langs elkaar heen praat, is het meestal niet oneens over de oplossing maar over één woord. Deze sessie neemt dat ene woord en legt vast wat er wél en niet onder valt — niet in een definitie waar iedereen het mee eens is, maar in de drie randgevallen waar het gesprek elke keer opnieuw op stukloopt.
Iedereen die het begrip in
zijn werk gebruikt, plus wie
de sessie leidt
Waarvoor
Twee rapporten over
hetzelfde geven een ander
getal, en niemand kan
zeggen welke klopt
Tijd
90 minuten, plus 20
minuten voorbereiding
Wat je overhoudt
Eén definitieblad: de zin,
de wel-lijst, de niet-lijst
en de randgevallen die
open bleven
Groepsgrootte
Vijf tot negen mensen, en ze komen uit minstens drie verschillende plekken in de keten: waar het gegeven ontstaat, waar het onderweg wordt bewerkt, en waar er een besluit op valt. Een sessie met alleen de bouwers levert de definitie op die in het systeem staat, en die stond er al.
Onder de vijf mist er een hoek. Het hele nut van de sessie is dat iemand zegt “zo gebruiken wij dat woord helemaal niet”, en met vier mensen uit twee teams gebeurt dat niet.
Boven de negen krijg je geen tweede ronde. De uitlegronde loopt per persoon en die kost anderhalve minuut; bij tien mensen is het kwartier op voordat het eerste meningsverschil boven tafel is.
Wie het begrip niet gebruikt, zit er niet bij. Ook niet als hij het besluit neemt. De definitie wordt gemaakt door de mensen die hem elke week moeten toepassen; wie hem alleen leest, tekent hem achteraf.
Materiaal
- Eén begrip, vooraf gekozen en opgeschreven. Op het bord, vóór iedereen binnenkomt. Niet ter plekke kiezen: dan kost het kiezen van het woord het eerste half uur en is de sessie het vergaderonderwerp geworden.
- Acht tot twaalf randgevallen, verzameld vóór de sessie. Dit is het voorbereidende werk en het is de sessie waard. Loop de datastroomkaart langs en noteer bij elke overdracht waar het begrip van vorm verandert; dat zijn je randgevallen, en ze zijn niet bedacht maar gevonden.
- Plakbriefjes en een stift per persoon. De eerste ronde is schriftelijk en gelijktijdig. Wie als eerste hardop een definitie geeft, heeft hem gegeven.
- Twee vellen naast elkaar: WEL en NIET. Fysiek gescheiden en allebei even groot. De niet-lijst is de helft van het werk en krijgt in elke sessie waarin hij niet vooraf is opgehangen, een hoekje.
- Een zichtbare klok. De intervaltimer op een tweede scherm. De randgevallenronde is de enige lange ronde en de enige die zonder klok de hele sessie opeet.
Draaiboek — 90 minuten
| Tijdvak | Duur | Wat er gebeurt |
|---|---|---|
| 0–10 | 10 min | De regel, en het begrip op het bord. Eén woord, deze sessie. Vertel dat de uitkomst geen woordenboekzin is maar twee lijsten en een stel besliste randgevallen, en dat een randgeval dat open blijft een geldige uitkomst is. Vertel er meteen bij wat er met het blad gebeurt en wie het bijwerkt, want dat is de vraag die anders in minuut tachtig komt. |
| 10–25 | 15 min | Stille ronde. Iedereen schrijft in één zin op wat het begrip volgens hem betekent, plus drie dingen die er zeker onder vallen en drie die er zeker niet onder vallen. Niet overleggen. Wie klaar is, draait zijn briefje om. |
| 25–40 | 15 min | Uitlegronde, anderhalve minuut per persoon. Alleen voorlezen, niet toelichten en niet reageren. Schrijf mee op de twee vellen: elk genoemd ding gaat op WEL of op NIET. Komt hetzelfde ding op allebei terecht, laat het daar staan en omcirkel het — dat is een randgeval en dat is de opbrengst van deze ronde. |
| 40–65 | 25 min | Randgevallen. Neem de omcirkelde gevallen plus de vooraf verzamelde lijst, hoogstens drie minuten per geval. Per geval één vraag: valt dit eronder, ja of nee. Geen derde antwoord. Is de groep er in drie minuten niet uit, dan gaat het geval open mee met een naam en een datum en ga je door. |
| 65–80 | 15 min | De zin schrijven, hardop, met de twee vellen ernaast. Eén zin, en hij moet de besliste randgevallen kloppend maken: lees ze stuk voor stuk terug en toets of de zin hetzelfde antwoord geeft. Geeft hij een ander antwoord, dan is de zin fout en niet het randgeval. |
| 80–90 | 10 min | Afsluiten. Fotografeer de twee vellen. Zet de zin, de lijsten en de open randgevallen op één blad, met de datum en de naam van wie hem bijwerkt. Lees de open randgevallen hardop voor; dat zijn de gesprekken die terugkomen. |
Als je de sessie leidt
- Kies het begrip aan de schade, niet aan de onduidelijkheid. Er zijn tien vage woorden en negen daarvan kosten niets. Neem het woord dat in twee rapporten een ander getal oplevert of dat een besluit heeft opgehouden. Dat woord verdient negentig minuten; de rest niet.
- Verbied het tweede begrip. Binnen tien minuten zegt iemand: dan moeten we eerst vastleggen wat we met het andere woord bedoelen. Dat klopt meestal en het is toch de dood van de sessie. Schrijf het woord op een parkeervel en ga door. Zie de faalmodus.
- Stuur op voorbeelden, nooit op formuleringen. Vraag niet “is die zin goed zo?” maar “valt dit geval eronder?”. Over een zin kan iedereen het eens zijn zonder hetzelfde te bedoelen; over een geval niet.
- Laat de niet-lijst niet leeglopen. Hij vult zich veel langzamer dan de wel-lijst en hij doet het meeste werk. Is hij halverwege korter dan vijf regels, vraag dan rechtstreeks: noem iets wat er vlakbij ligt en er níet onder valt.
- Dwing geen consensus af op een randgeval. Drie minuten, dan open. Een geval dat met moeite is dichtgepraat, gaat binnen een maand weer open, en dan zonder blad. Een open geval met een naam en een datum is eerlijker en goedkoper.
- Schrijf de woorden op die vallen, niet je samenvatting ervan. “Iemand die deze maand heeft ingelogd” en “iemand die de app gebruikt” lijken op elkaar tot je ze naast elkaar zet, en juist daar zat het verschil.
Wat je overhoudt
Eén blad: het begrip, de zin van één regel, de wel-lijst, de niet-lijst, en per besliste randgeval de uitkomst met wie hem nam. Te fotograferen en na te tellen: elk randgeval van de voorbereide lijst staat er, of als besliste regel of als open punt.
Plus de open randgevallen met een naam en een datum. Twee of drie van de tien open is de normale uitkomst. Nul open na negentig minuten betekent meestal dat de laatste vijf gevallen zijn afgeraffeld, niet dat de groep het eens is.
Wat je niet overhoudt is een begrippenlijst. Eén woord per sessie, en het blad is pas iets waard op het moment dat iemand het de eerstvolgende keer erbij pakt in plaats van opnieuw te gaan praten.
De faalmodus
De sessie schuift door naar het volgende begrip. Iemand merkt terecht op dat je het eerste woord niet kunt vastleggen zonder het tweede, en het tweede niet zonder het derde. Het gesprek is inhoudelijk goed, het voelt productief, en na negentig minuten is er geen enkele definitie af. Dit is de manier waarop deze sessie stukloopt, en hij loopt er in stijl op stuk.
Wat je doet op het moment zelf: je zegt hardop dat het klopt, je schrijft het tweede woord op het parkeervel, en je vraagt de groep het randgeval te beslissen zónder dat tweede woord vast te leggen. Dat kan bijna altijd, want een randgeval beslis je op het geval en niet op de theorie. Lukt het bij hetzelfde randgeval twee keer niet, zet het dan open met het tweede woord erbij als reden; dan heb je meteen het begrip voor de volgende sessie te pakken.
Werkblad
Eén regel per randgeval. De tweede kolom vul je in de randgevallenronde in, de derde tijdens dezelfde ronde en de vierde pas als de zin er staat. Print dit vel of neem de kolomkoppen over op het bord.
| Randgeval | Valt eronder | Omdat | Toetst de zin dit goed | Open |
|---|---|---|---|---|
Ingevuld voorbeeld
Een verzonnen sessie over het begrip actieve gebruiker, om de vorm te laten zien. De gevallen zijn van niemand en de aantallen komen uit deze denkbeeldige sessie, niet uit een meting. De zin die de groep uiteindelijk opschreef staat eronder.
| Randgeval | Valt eronder | Omdat | Toetst de zin dit goed | Open |
|---|---|---|---|---|
| Logt in, doet niets, logt uit | nee | Inloggen is toegang, geen gebruik | ja | — |
| Krijgt elke week een rapport per mail, opent het | ja | Hij haalt er iets uit, ook zonder scherm | ja | — |
| Gedeeld account van een afdeling | nee | Telt als één, en we weten niet als wie | ja | — |
| Koppeling die namens iemand data ophaalt | nee | Geen mens, hoort in de systeemtelling | ja | — |
| Gebruikte het vorige maand wel, deze maand niet | nee | De maand is het venster | ja | — |
| Zit in een pilotgroep die ervoor betaald wordt | — | — | — | open |
| Opent het via een collega die meekijkt | — | — | — | open |
De zin die eruit kwam
Een actieve gebruiker is één herleidbare persoon die in de afgelopen kalendermaand iets uit het systeem heeft gehaald waar hij daarna mee verder werkte.
Let op wat die zin moest kunnen: hij moet de mailontvanger binnenlaten en de inlogger zonder handeling buitensluiten, en dat is precies waarom er “iets uit het systeem gehaald” staat en niet “ingelogd”. Een zin die één van de vijf besliste gevallen anders beantwoordt, is de verkeerde zin.
De twee open gevallen zijn de vondst van deze sessie, niet de vijf besliste. Bij de betaalde pilotgroep gaat het niet meer over het woord maar over de vraag of je je eigen cijfer koopt, en dat is een besluit en geen definitie. Het meekijkende geval bleef open omdat de groep het niet kon meten; een randgeval dat niemand kan tellen, hoort niet in een definitie die geteld gaat worden.
Na de sessie
Loop dezelfde week de datastroomkaart na met het blad ernaast. Een begrip dat op één vel is vastgelegd en onderweg bij drie stations anders wordt gefilterd, is niet vastgelegd. Elke overdracht waar de wel- of niet-lijst niet wordt toegepast, is een plek waar twee getallen ontstaan — en die kaart wijst die overdrachten al aan.
Staat het begrip in een rapport, toets het dan in de Data Quality Assessment. Een definitie die mensen kunnen navertellen maar die het systeem niet kan uitvoeren, verandert niets aan het getal. De vraag is of het veld bestaat waarop je de wel-lijst kunt filteren; bestaat het niet, dan is de sessie een afspraak gebleven.
Gaat het begrip over een bouwsteen en niet over een gegeven, kijk dan eerst of er al een woord voor is. Het periodiek systeem geeft de gangbare naam van wat je bedoelt, en een sessie die uitkomt op de bestaande naam is in twintig minuten klaar in plaats van in negentig.
Weet je niet of dit de goede oefening is, begin dan bij de symptomen en kijk welke klacht op jouw situatie past. Kortere oefeningen die geen anderhalf uur kosten, staan bij de verbeteroefeningen; is het niet het woord maar de eigenaar die ontbreekt, dan is het rolgesprek op het raster de sessie die je zoekt.
Moet je eerst nog iemand overtuigen dát deze anderhalf uur de moeite waard is, dan staat het argument ernaast: wat een definitie kost als niemand hem opschrijft — drie kostenposten die niemand boekt, en waarom de definitie bij het bronveld hoort en niet in de rapportage.
Deze pagina slaat niets op. Er is geen invoerveld en geen opslag: het draaiboek staat vast en de uitkomst van de sessie ligt op papier, niet in je browser.